吉祥海運：吉祥協同 如意工作

6月9日下午3點，天津吉祥如意海運業務員小王正在電腦上整理資料，突然“?！钡囊宦?， A6協同提醒跳了出來，“李志軍發起協同：拖班通知”。

小王趕緊點擊提醒查看，“原定于6月12日從天津新港開往日本神戶港的易惠（VEGA TOPAS）V.0916E，由于船舶調整原因而拖班，預計最新集港時間：2009-6-11 08：00 至 2009-6-11 20：00；最新預計開船日：2009-06-14 03:00:00?！?

小王一看，他有3個客戶5個TUE的貨物都在這條船上了，他將這個拖班協同立即通過與A6集成的EastFax發傳真給客戶，然后又電話和短信的方式通知他的客戶（貨主），告知船拖班的情況，一切都是有條不紊。

而在小王處理之前，操作員李志軍也同樣從容地，將他從船公司（Carrier）得到的關于易惠（VEGA TOPAS）V.0916E拖班的通知，即刻從致遠A6中發出“拖班通知”協同，將信息傳遞給所有業務員，并將相關信息發布到公司網站上。一切都是那么從容，不用擔心由于信息沒有傳達給所有相關業務人員，造成業務“事故”。

海運行業比較關注突發事件的管理，突發事件的背后的從容，則是支撐著天津吉祥如意海運公司信息快速流轉的信息系統。

坐莊企業的信息化建設

天津吉祥如意國際海運有限公司（以下簡稱吉祥如意）專營由中國天津新港至日本、韓國兩個國家的集裝箱海運運輸業務。在十年時間中，公司已經發展成覆蓋72個日韓基本港和偏港，月均出口3000TEU至日韓，占天津港出口總量20%的行業領導者。用吉祥如意海運電子商務部經理張寶杰的話說，吉祥如意就是莊家，對在日韓航線上的貨運價格具有定價權。

可任誰也想不到這樣一個行業領導企業，在2004年，其信息化基礎是十幾臺電腦和一臺運行海運管理系統的高配pc版服務器以及一個家用ADSL寬帶，這就構成了整個吉祥如意的全部IT系統架構。

而張寶杰的到來，則根據企業的發展，為吉祥如意構建了適合其發展的IT系統。從基層做起，張寶杰從采購一臺企業級路由器開始、企業內部網絡和寬帶建設入手，更新ERP系統，部署致遠A6協同、建設企業電子商務系統和專業傳真系統，根據企業當下業務發展現狀和吉祥如意總經理任冬的發展思路，以及同企業內其他領導的不斷溝通，經過5年時間的建設，吉祥如意現如今共有包括貨代ERP、致遠A6協同、U8、EastFax傳真系統、短信中心、電子商務網站、B2B訂艙系統、HR、企業郵箱、企業通訊中心、視頻會議等在內的多套系統，覆蓋了企業各方面信息化需求，并能滿足未來一段時間企業業務發展需要，在業內也較為領先的信息化系統。

上協同應時而需

在吉祥如意未上協同軟件之前，員工日常內部工作的溝通主要靠發郵件、MSN等形式進行，外部的溝通主要是傳真、電話，雖然方便但點對點的溝通方式，決定了郵件、電話、IM等溝通方式對于跨部門、跨區域的溝通協作，必定是力所不逮的。跟蹤反饋不及時、信息對稱性差，缺乏規范性的流程和操作體系，這些均與吉祥如意總經理任冬的經營理念是背道而馳的。

仍以拖班通知為例，在沒有上協同之前，如果遇到了諸如拖班、轉船、停船、換船這樣的突發事件，操作員李志軍的工作將是極為繁忙的，他不僅要安排好涉及其貨物的處理工作，還需要將相關信息通知到每個業務員，不論是短信、電話都需要花不少的時間，如果出現通知不到的情況，那不但會給公司造成經濟損失（吉祥如意承諾對貨物未能及時出運造成的損失提供150萬人民幣的保險賠償保障），更將對吉祥如意的品牌形象造成影響。

為此，張寶杰同公司總經理任冬經過長談，他們認為公司下一步發展，需要統一步調、統一執行，“但這中間將會產生大量需要協作、協同的信息流”，張寶杰說：“公司到了需要上協同軟件的時候了?！弊罱K，經過多輪的PK，最終在致遠和某外企協同軟件之間，選擇了各方面均占優勢的致遠A6協同管理軟件。

協同帶來規范管理價值

“我們公司的特點是對任何軟件，凡是它能觸碰到的東西它是玩命的用，要讓其作用最大化?！睆垖毥苡眠@么一句話來形容吉祥如意公司在信息系統應用上的風格。

因此，A6協同的引入，張寶杰和系統管理員馮旭作為整個項目負責人，投入了大量精力，使A6協同系統深入到吉祥如意企業整體的運營環境中去?！岸椅覀冇玫暮苌?、很細，只要稍微正式一點的全都是用A6去做?！?/span>

為此，吉祥如意在A6協同中構建了大量模板協同，例如：“財務編碼”分配、變更海運費及附加費付費方式申請單（日偏航線、日基航線、韓國航線）、無抵押放單申請、拖班通知、換船通知、貨物未上船分析報告等等一系列的表單，涵蓋了從客戶引進—運輸—運費結算—緊急情況處理—事故分析等一系列環節。利用A6“表單+流程”的模板協同形式有效地規范了企業管理審批模式。

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