成都金海置業有限公司：超級表單——致遠V5出奇制勝的法寶

2013年，致遠最新的協同管理軟件V5橫空出世，成都金海置業有限公司作為致遠的優質合作伙伴，成為了首批應用客戶。從2009年開始，金海便與致遠有了親密接觸，合作開始于A6，四年的并駕齊驅，四年的交互融合，金海日臻成熟發展壯大，致遠也脫胎換骨推出全新的協同管理平臺V5。這些年間，隨著協同管理軟件功能的增加和強化，金海的軟件應用創新也在一直持續，其自身工作流程的更新優化、整合提升也在不斷地進行，工作表單模板的標準化應用已深入人心，工作協同程度已日臻一致。2013年，金海開始進行集團化改造，與此同時與致遠加強合作，搶先部署最新的A8-V5 集團版，在9月1日正式上線投入使用，并于10月11日在全國第一個完成了V5版本的驗收，如此協同應用與管理也進入全新時期。

對于V5，金海給予了很高的評價，在他們不懈鉆研與嘗試下，利用V5的新功能打造出了“超級表單“，使其內部管理更高效快捷、更省時。在10月25日的致遠用戶大會上，金海的代表吳忠先生，為與會嘉賓介紹了“超級表單”的詳細情況，嘉賓們在觀摩后給予了高度評價，并將這些“超級表單”譽為V5出奇制勝的法寶。

在致遠眾多的用戶中，金海的表單應用相當出色，其特點有：界面上標準制作、美觀統一、清爽簡約；功能上智能易用、自動填充、嚴格判斷；流程上力求通用、嚴謹分支、調整靈活。在金?？磥?，表單是協同管理軟件的靈魂，只有高質量的表單才能保障高質量的管理。2013年，金海在升級A8-V5集團版過程中，所有表單完全重新制作，在沿襲原有表單特點、特性的同時，大量利用V5平臺中的新功能，使得原有的表單也進行了一次升級，從而打造出了“超級表單”。這些“超級表單”，是在V5之前版本的協同上無法實現的，應該說是V5這個“超級協同”誕生出了“超級表單”，“超級表單”所展現的諸多亮點都是V5平臺優異特性的呈現。

“超級表單”可以“一表多用、一表多能”，它能大大減少管理、維護的工作量；它帶給使用者的感受是更加的簡便，其高度的智能化大大減少使用者填寫錯誤的可能，其超強的適應性大大避免自建協同所帶來的風險與不確定性?！俺壉韱巍笔翘岣吖ぷ餍?、提高工作質量的法寶。

一、V5表單應用新功能四大“相當”

1. 意見回寫相當完整

功能：

將表單審核、審批人員的在意見框中錄入的內容完整回寫到表單中指定的位置。

應用亮點與管理價值：

(1)避免審核、審批人員多處錄入意見，提高效率的同時減少錯誤；

(2)回寫的同時記錄審核、誰批人員姓名與處理的日期時間，讓意見更一目了然；

(3)對于需要打印的表單，只需打印表單本身即可，不必再打印“處理意見”，減少辦公開支。

2. 校驗規則相當智慧

功能：

對表單數據域中填寫的內容進行校驗檢查，對填寫的內容不符合預置要求的加以提醒，防止表單中填寫的內容不準確或者錯誤。

應用亮點與管理價值：

(1)避免填寫了不準確、錯誤的內容后發起表單，提高效率的同時減少錯誤；

(2)可以強制性地將公司管理制度中的規定、要求落地到表單中；

(3)提醒員工出錯的原因，告知如何修正不準確、錯誤的內容。

3. 計算公式相當強大

功能：

(1)除了根據表單中的表單數據域進行數值計算外，還可以根據表單中的表單數據域、組織機構變量、日期變量、系統數據域進行文本字符串的動態組合；

(2)除了進行單條件下的數值計算和動態組合外，還可以根據表單數據域、組織機構變量、日期變量、系統數據域的數值、文本進行條件判斷，設置不同情況下的數值計算或動態組合公式。

應用亮點與管理價值：

(1)表單中的文本字符串可以按設置的要求進行賦值、組合；

(2)可以根據實際需要進行多條件判斷，不同的條件設置自身對應的計算公式，從而得出不同條件下所對應的數值或文本字符串，輕松的實現“多位一體”；

(3)可以強制性地將公司管理制度中規定的計算方式落地到表單中進行自動計算，提高效率的同時減少錯誤。

4. 高級權限相當靈活

功能：

根據表單中的表單數據域、組織機構變量、日期變量、系統數據域的數值、文本進行條件判斷，設置不同情況下表單中不同控件的瀏覽、編輯、隱藏及必填屬性。

應用亮點與管理價值：

(1)表單中的控件在不同的情況下，其瀏覽、編輯、隱藏、必填屬性可以進行變換；

(2)通過對表單控件屬性進行變換，可以根據實際情況調控控件的數據錄入，提高效率的同時減少錯誤；

(3)通過表單中控件的聯動，可以定制出表單中的開關，達到“靈動開合”的效果，實現諸如“零申報”等功能，方便使用。

二、“超級表單”實例

1. 多位一體

在V5協同誕生之前，可能因為表單內容的些許不同，就要制作不同的表單（如職務層級不同，評核內容就不同，但是評核方式差異不大）來適應工作的需要，維護起來相對不是那么便利；同時，表單的查詢也不是很方便。

在V5平臺下，通過高級權限設置，將原本要顯示的內容保存到表單數據域中，根據不同的條件情況顯示不同的內容，很容易地將多個表單合并，如此“多位一體”，查詢統計再也不是什么難事。

2. 靈動開合

在填寫表單時，經常會進行諸如“是否”、“有無”一類的判斷，并且往往需要進行唯一性選擇。在實際情況中，有可能

一個選項所對應的填寫內容都有所不同。因此，設置開關，調整不同情況下各個表單數據域的屬性（瀏覽、編輯、隱藏、追加及必填），能夠使填寫表單輕松不少，免去了很多面對表單數據域錄入數據時思前想后的煩惱。

在V5平臺下，通過高級權限設置，很容易地將單選按鈕變成靈動的開關，讓表單也跟著靈動起來。比如，給作為開關的單選按鈕給定初始值，填寫界面就呈現出默認的樣式（往往是最常用的樣式）。

3. 真情交互

表單在審批中、審批后，有必要將事中處理情況、事后執行情況記錄到表單中，如此才能完整地體現一個工作流的審核、審批、執行的整體記錄，便于今后對于相關工作的回顧與查證。

金海的表單大量地做了交互使用，很多工作流完成審批后，會回到發起人手中，交由其填寫處理的情況；或者傳遞到相關的員工手中，完成應履行的工作（如請假后銷假、給合同蓋章、收回借閱資料等），之后由該員工記錄其處理的情況。如此可以把某項事務的審核、審批過程及其之后的處理、進展情況完整地記錄到表單中，使員工處理工作事務能自覺反饋，員工之間得到更好的交互體驗。部分表單更是將相關附件連帶制作，審批完成后，相關的附件文件也自動生成完畢，直接打印后即可使用，避免了二次填寫可能造成的錯誤。

如此，表單能將工作事務的真實情況完整地記錄下來，方便今后的查詢，并且審批之后的后續工作得以記錄，很容易落實處理責任，避免“審批過程沒問題，審批之后出問題”的現象發生。

4. 無敵萬用

自建協同流程是不少協同軟件使用者為之著迷之處，因為這帶來了不少的方便快捷。然而，正是因為自建，很難控制使用者不遵守公司制度、流程、權限隨意創建協同，由此可能產生不可規避的錯誤（包括客觀的軟件使用不熟、制度權限掌握不夠，以及主觀故意的繞開審核等等），并且由于不能查詢統計自建協同，很難掌握使用者自建協同的情況，事后的查詢檢索也相當困難（若出現相關人員離職等情況）。因此，金海一直致力于模板表單制作，以此盡可能使員工少自建協同，從而使工作事務流程更加規范。

在V5平臺下，金海毫不遲疑地關閉了除高層員工、部門負責人以外員工的新建協同權限。為了不由此帶來工作的不便，《文件呈遞與審批單》被催生出來，它基本替代了新建協同的功能，融合了文件呈遞、文件審批的功能，同時在審批時還可以進行會簽，使用者可根據具體的實際情況選擇文件只呈遞、只審批、只會簽審批、審批后呈遞、會簽審批后呈遞。如此，事務的審批能很好地適應公司的制度、流程與權限，因此這個表單可謂“無敵萬用”。

致遠協同辦公系統已伴隨金海同行了四余年。這些年，恰恰是金海發展日漸快速、管理日臻完善的時期，致遠協同辦公系統真切見證了這一切，也見識了金海員工不斷挖掘系統潛力的努力、不斷開發系統應用的心力、不斷發揮系統實力的能力。

“向軟件要效益”已不再是想象，金海這幾年的變化中， 協同辦公系統發揮的作用、給予的貢獻影響深遠。協同辦公的理念已深入金海的骨髓，深入金海員工的心靈，協同辦公系統已成為金海不可或缺的一部分。

今天的金海已在向集團化企業邁進，信息化管理也將更上一個臺階。致遠協同辦公系統已完成了從A6 3.0企業版到A8-V5集團版的升級，她將伴金海繼續前行，去迎接更加美好的明天！

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