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會議管理解決方案

會議管理提供一組以會議為中心的資源管理,包括會議室查詢、會議室預訂、會議室管理、會議安排、會議通知、會議查詢、人員查詢、會議紀要、會議歸檔等功能。用戶可通過系統提供的功能,根據實際需要安排會議以及對會議記錄等進行綜合管理,查看會議情況,如出席情況、會議紀要等等。

致遠軟件協同辦公管理平臺對會議的全過程實現智能化管理,適用于辦公室對于會議進行統一組織及管理。會議管理的功能包括會議室資源預約、會議通知、與會應答、會議紀要等。

平臺擬提供會議資源的登記處理,登記信息中涵蓋了會議室名稱、會議室地點、狀態、會議室設備、是否需要審批,可容納人數等基本信息。如圖1。

平臺提供圖形化的會議室申請界面,直觀展示會議室占用狀態,申請時間沖突自動提醒。用戶只用拖動鼠標,即可完成會議室的申請,如下圖2。

圖1

圖2

會議室申請完畢后,由會議發起人發起會議通知,設定與會人員,支持會議準備文件上傳。

所邀請的與會人員的處理狀態實時感知,便于及時統計。同時被邀人員可以在回執時上傳附件和關聯文檔,協助辦會人員搜集整理會議準備資料,從而為成功舉辦會議提供保障。

一旦對會議邀請做出同意回執,則該會議會自動進入員工日程,在看板中顯示,如下圖:



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